Materialno poslovanje

Preden pričnete z uporabo modula materialno poslovanje, morate poskrbeti za začetne nastavitve, ki so vezane na vaše poslovanje. S svojim računovodskim servisom se posvetujte o tem koliko skladišč potrebujete ter po kateri metodi vodite zalogo.

Več nastavitev glede vodenja zaloge najdete v meniju Nastavitve -> Privzete vrednosti, pod sekcijo “Materialno poslovanje - vodenje skladišča”.

• V meniju »Skladišče« -> »Skladišča« vnesete novo skladišče (najmanj eno oz. toliko, kolikor jih potrebujete) in ga smiselno poimenujte.

Program omogoča vodenje zaloge po FIFO metodi ter po metodi drsečih povprečnih cen.

Metodo nastavitve pred prvo uporabo v meniju Nastavitve -> Privzete vrednosti, pod postavko “Način vodenja zaloge”. Med letom in tudi naprej ne smete spreminjati metode vodenja zaloge.

Na razpolago imate nasledenje možnosti:

• FIFO - privzeto izbrana vrednost
• Drseče povprečne cene
• FIFO - upošteva negativno zalogo

Če želite možnost uporabe negativne zaloge, nam to sporočite, da vam jo vključim.

Če imate vključeno možnost negativne zaloge ter vnašate prevzemnice za nazaj, potem vključite možnost “Prevzemnice imajo večjo težo po FIFO metodi (so prvi dokumenti na dan vnosa)” v meniju Nastavitve -> Privzete vrednosti.

Tako bodo prevzemnice vnesene za nazaj imele večjo težo in bodo prvi dokumenti na dan vnosa.

Preden uskladite zaloge, morate vnesti artikle, za katere boste vodili zalogo. V meniju »Skladišče« kliknete na gumb »Vnesi novo šifro«.

Za artikle, za katere se vodi zaloga, mora biti izbrana opcija blago pri polju »Vrsta«.

Začetno stanje nastavite z vnosom nove prevzemnice. V kolikor prenašate iz drugega programa, za dobavitelja vnesete naziv vašega podjetja.

Novo inventurno razliko vnesete v meniju »Skladišče« -> »Inventura« -> »Ustvari novo inventuro«. Za vsako skladišče morate ustvariti svojo inventurno razliko.

S klikom na podrobnosti, se vam odpre inventurni list, kamor vnesete dejansko stanje zaloge.

Ko zaključite z inventuro, morate vnesti spremembe v sistem. To storite s klikom na opcijo “Zaključi inventuro”. Takega dokumenta ni več mogoče urejati.

Inventuro lahko izpolnite s pomočjo excela. V meniju izberite opcijo “Prenesi excel”, izpolnite polje “Dejansko stanje zaloge” ter ga prenesite pod sekcijo “Uvozi excel”.

Pred vnosom nove prevzemnice, morate najprej vnesti dobavitelja (v kolikor le-tega še nimate v bazi). To storite tako, da v meniju »Stranke« vnesete novo stranko oz. popravite obstoječo. Vsaka stranka ima na razpolago opcijo »Vrsta stranke« (kupec, dobavitelj, kupec/dobavitelj). Dobavitelji se prikažejo samo v prevzemnici, medtem ko so kupci prikazani v vseh ostalih dokumentih (računi, predračuni, dobavnice, …).

Novo prevzemnico vnesete v meniju »Skladišče« -> »Vnesi novo prevzemnico«.

Izberite skladišče, v katero bo šla zaloga, nato izpolnite še preostale podatke ter “Postavke” in kliknite gumb “Shrani”.

Ko so vsi podatki na prevzemnici pravilno vnešeni, jo shranite in izberite opcijo »Zaključi prevzemnico« v stranskem meniju. Dokler ne boste zaključili prevzemnice, se ne bo povečala vrednost zaloge v skladišču.

Neposredni stroški nabave so:

• prevozni stroški
• stroški nakladanja, prekladanja in razkladanja
• stroški prevoznega zavarovanja
• stroški posebej zaračunane embalaže
• stroški spremljanja blaga
• stroški storitev posredniških agencij
• podobni stroški, ki bremenijo kupca

Ko zaključite prevzemnico, se vam pojavi možnost, da vnesete neposredne stroške. To storite s klikom na gumb “Vnesi nov neposredni strošek” v prikazu prevzemnice. Ko je strošek vnesen, ga morate uveljaviti s klikom na opcijo “Uveljavi”. Strošek se vam bo prištel k nabavni vrednosti materiala.

Če račun dobavitelja prejmete šele po tem, ko ste prevzemnico že zaključili in blago morda že prodali, lahko nabavne cene popravite naknadno. V prikazu zaključene prevzemnice v stranskem meniju izberite Popravi nabavne cene, vnesite nove cene postavk in kliknite Shrani.

• Spremenite lahko samo nabavno ceno. Količin in artiklov ni mogoče spreminjati.
• Nabavna vrednost kasnejših izdaj teh artiklov (prodaje, dobavnice, RVC, marža) se preračuna samodejno v ozadju. Preračun običajno traja nekaj sekund, pri artiklih z veliko gibanji pa lahko traja dlje.
• Če je to zadnja prevzemnica artikla, se posodobi tudi nabavna cena v šifrantu (razen če imate v nastavitvah izklopljeno popravljanje cen iz prevzemnice).

Opozorilo

Kdaj popravek ni mogočNabavnih cen ni mogoče popraviti, če so na prevzemnici uveljavljeni neposredni stroški (njihova vsota ni 0), če je za to skladišče že narejena kasnejša inventura ali če je dokument že v knjigi DDV. Nezaključeno prevzemnico popravite z običajnim urejanjem.

Zalogo v skladišču zmanjšate z dobavnico. Dobavnico lahko izdate samostojno v meniju Dokumenti -> Dobavnice oz. skupaj z računom (ko ustvarjate račun obkljukate opcijo »Račun in dobavnica«). Če izdajate najprej dobavnice in potem račune posebej, morate paziti, da račun vedno izhaja iz dobavnice, v nasprotnem primeru se vrednosti ne bodo ujemale.

Vnesite skladišče iz katerega gre blago, nato izpolnite še vse preostale podatke ter “Postavke” in kliknite gumb “Shrani”.

V stolpcu »Izdelan račun« vidite, da ste iz dobavnice že ustvarili račun.

Pregled stanja opravite preko menija Skladišče, med šiframi poiščete želeni artikel in kliknete na Podrobnosti ob njem. Prikažejo se podatki za ta artikel.

Lahko preverite tudi stanje vseh artiklov. Izberite meni Skladišče ter v stolpcu na levi strani opcijo “Trenutna zaloga”.

Če želite premakniti artikle iz enega skladišča v drugega, storite to z dokumentom “Prenos med skladišči”. Najdete ga v meniju »Dokumenti«.

Vse dokumente, ki jih potrebuje vaš računovodski servis, najdete v meniju »Skladišče«.

Dokumenti so sledeči:

• Evidenca o nakupu in prodaji
• Obračun prodaje
• Trenutna zaloga

Kosovnica je sestavljena iz več artiklov in samodejno razknjiži zalogo. Ustvarite jo tako, da vnesete novo šifro in pod vrsto izberete “Kosovnica”. Ko jo shranite, se vam pojavi možnost, da ji določite, iz katerih artiklov je sestavljena.

Včasih se zgodi, da se vrednosti ne ujemajo, saj ste npr. vnesli stroške prevoza v prevzemnico artiklom, ki ste jih že prodali, popravili dokument za nazaj, …. V ta namen morate posodobiti zalogo:

• hitro – gumb “Posodobi zalogo” v meniju Skladišče (popravi samo šifre, ki to potrebujejo),
• popolno – meni Ostalo -> Orodja -> Uskladitev zaloge (na novo zgradi celotno zalogo od izbranega leta naprej, lahko traja tudi več ur).

Podroben opis obeh možnosti, ter zakaj in kdaj se zaloga usklajuje, najdete na strani Zaloga ni usklajena.

Če morate vrniti blago dobavitelju, podvojite prevzemnico in spremenite količine v minus. Izdelkov, ki jih ne vrnete, preprosto izbrišite.

Če vam stranka vrne blago, morate najprej narediti dobropis dobavnice. To storite tako, da podvojite original dobavnico, ter spremenite količino artiklov v minus. Potem morate narediti še dobropis računa (v kolikor ste ga izdali). Odprete račun, ter v meniju na levi strani izberite opcijo “Ustvari dobropis”. Dokumentu morate pripeti stornirano dobavnico – opcija “Povezani dokumenti” (le tako bo program pravilno izračunal RVC).

Če ste izdali račun in na njemu izbrali opcijo “Račun in dobavnica”, potem vam ni potrebno posebej stornirati dobavnice, saj je le ta “vključena” v dokumentu.

Nivelacija zaloge deluje samo če imate nastavljeno metodo vodenja zaloge na “FIFO - upošteva negativno zalogo”.

Pri vračilu blaga dobavitelju oz. v določenih primerih, se lahko zgodi da imate na zalogi 0 artiklov, vendar je vrednost zaloge različna od nič. V tem primeru morate narediti nivelacijo zaloge (dokument morate tudi dostaviti računovodji).

Primer, da imate na zalogi 0 kosov artikla čokolade, vendar je vrednost zaloge 1€. Ustvarite novo prevzemnico, na njega dodate artikel čokolada. Kot količina nastavite 0, vrednostno (polje nabavna cena) pa vnesete -1€.

Prevzemnico lahko ustvarite iz XML datoteke, ki vam jo je posredoval dobavitelj. Podprte so dobavnice in računi v obliki eSLOG 2.0 ter dobavnice eSLOG 1.1 in TIC.

V meniju “Dokumenti” izberite “Prevzemnico” in pod filtrom opcijo “Ustvari iz dobavnice”. Pripnite XML datoteko in kliknite “Naprej”. Dobavitelja vam ni treba izbrati vnaprej, program ga prepozna sam.

Na naslednjem zaslonu preverite podatke, preden se ustvari prevzemnica.

Dobavitelj. Program poišče dobavitelja v šifrantu strank po davčni številki z dokumenta. Če ga najde, je dobavitelj že izbran, po potrebi izberete drug naslov ali drugega dobavitelja. Če ga ni ali želite vnesti drugega, kliknite ikono + ob polju “Dobavitelj”. Odpre se običajen obrazec za vnos stranke, izpolnjen s podatki z dokumenta (naziv, naslov, davčna, matična, TRR, e-pošta). Pri slovenskih dobaviteljih program podatke dopolni še po davčni številki. Ko stranko shranite, se uporabi kot dobavitelj.

Postavke. Za vsako vrstico program poišče vaš artikel:

1. po šifri dobavitelja, ki ste jo že povezali z artiklom,
2. po vaši šifri, če je enaka šifri dobavitelja,
3. po EAN kodi, če je navedena na dokumentu.

Enoto mere program prevzame z dokumenta (npr. m2, m, kos), DDV stopnjo pa iz vrstice. Vrstice brez artikla so obarvane. Zanje imate tri možnosti:

• Poveži z obstoječim artiklom. V stolpcu “Artikel” poiščite svoj artikel.
• Vnesi nov artikel (+). Odpre se običajen obrazec za vnos šifre, izpolnjen z opisom, enoto, nabavno ceno in DDV z dokumenta.
• Nov. Označite kljukico (ali kliknite “Označi vse nepovezane vrstice kot nove artikle”). Ob potrditvi program sam ustvari artikle s šifro in opisom dobavitelja, z izbrano vrsto artikla in kategorijo. Prodajno ceno nastavite kasneje v šifrantu.

Vrstice, ki jih ne želite prenesti v prevzemnico (npr. strošek prevoza ali embalaže na računu), odstranite z ikono koša. Z ikono puščice jo vrnete.

Kljukica “Zapomni” pomeni, da program ob potrditvi poveže šifro dobavitelja z izbranim artiklom. Pri naslednjem uvozu od istega dobavitelja se vrstica poveže samodejno. Povezave lahko kasneje urejate v šifrantu pod sekcijo “Šifre dobaviteljev”.

Ko so vse vrstice urejene, kliknite “Ustvari prevzemnico”. Odpre se nova prevzemnica s številko in datumom dobavnice ter postavkami. Pri uvozu računa se številka dobavnice prevzame iz reference na računu, številka računa pa se zapiše v opombo. Prevzemnico preverite in shranite kot običajno.

Z gumbom “Shrani osnutek” lahko pregled shranite in ga dokončate kasneje. Vse uvoze najdete pod opcijo “Prejšnji uvozi” na zaslonu za nalaganje datoteke. Program vas opozori, če ste isto dobavnico že uvozili.

Dobavnice in račune, prejete prek e-računov (BizBox), uvozite enako. V pregledu prejetega dokumenta izberite “Uvozi prejeto dobavnico” oziroma pri računu “Ustvari prevzemnico iz računa”.

Vsi dokumenti vrste naročilo kupca se upoštevajo kot rezervirana zaloga, če so izpolnjeni sledeči pogoji:

• Dokument ni starejši od X dni (nastavitev v meniju Nastavitve -> Privzete vrednosti -> “Zalogo rezerviraj za”).
• Dokument nima ustvarjene dobavnice ali računa.
• Dokument ni preklican.

Rezervirana zaloga se upošteva v spletni trgovini, ter se prikaže v informacijah postavke ob ustvarjanju novega dokumenta.

Poročila najdete v meniju Skladišče pod filtrom.

Opis poročil:

• Trenutna zaloga: Prikaz zaloge na določen dan.
• Evidenca o nakupu in prodaji: Prikaz poteka zaloge.
• Obračun prodaje: Tukaj najdete RVC za določeno obdobje.
• Analitika prometa (po nab.vrednosti): Nabavljena in prodana vrednost artiklov v določenem obdobju.
• Sistetika prometa (po nab.vrednosti): Nabavljena in prodana vrednost artiklov v določenem obdobju, po skladiščih.
• Prodaja/nabava v obdobju: Nabavljena in prodana količina artiklov v določenem obdobju.
• Promet po kupcih: Prikaz prodanih artiklov za vsako stranko v obdobju.