Navodila za uporabo programa Quibi
Toggle Dark/Light/Auto mode Toggle Dark/Light/Auto mode Toggle Dark/Light/Auto mode

Materialno poslovanje

Začetne nastavitve

Preden pričnete z uporabo modula, morate poskrbeti za določene nastavitve, ki so vezane na vaše poslovanje. S svojim računovodjo se posvetujte o tem koliko skladišč potrebujete.

  • V meniju »Skladišče« -> »Skladišča« vnesete novo skladišče (najmanj eno oz. toliko, kolikor jih potrebujete) in ga poimenujete.
Vnos novega skladišča.
Vnos novega skladišča.

Vnos artiklov

Preden uskladite zaloge, morate vnesti artikle, za katere boste vodili zalogo. V meniju »Skladišče« kliknete na gumb »Vnesi novo šifro«.

Za artikle, za katere se vodi zaloga, mora biti izbrana opcija blago pri polju »Vrsta«.

Vnos nove šifre.
Vnos nove šifre.

Začetno stanje

Začetno stanje nastavite z vnosom nove prevzemnice. V kolikor prenašate iz drugega programa, za dobavitelja vnesete naziv vašega podjetja.

Inventurna razlika

Novo inventurno razliko vnesete v meniju »Skladišče« -> »Inventura« -> »Ustvari novo inventuro«. Za vsako skladišče morate ustvariti svojo inventurno razliko.

S klikom na podrobnosti, se vam odpre inventurni list, kamor vnesete dejansko stanje zaloge.

Ko zaključite z inventuro, morate vnesti spremembe v sistem. To storite s klikom na opcijo “Zaključi inventuro”. Takega dokumenta ni več mogoče urejati.

Inventuro lahko izpolnite s pomočjo excela. V meniju izberite opcijo “Prenesi excel”, izpolnite polje “Dejansko stanje zaloge” ter ga prenesite pod sekcijo “Uvozi excel”.

Prevzem blaga – prevzemnice

Pred vnosom nove prevzemnice, morate najprej vnesti dobavitelja (v kolikor le-tega še nimate v bazi). To storite tako, da v meniju »Stranke« vnesete novo stranko oz. popravite obstoječo. Vsaka stranka ima na razpolago opcijo »Vrsta stranke« (kupec, dobavitelj, kupec/dobavitelj). Dobavitelji se prikažejo samo v prevzemnici, medtem ko so kupci prikazani v vseh ostalih dokumentih (računi, predračuni, dobavnice, …).

Novo prevzemnico vnesete v meniju »Skladišče« -> »Vnesi novo prevzemnico«.

Izberite skladišče, v katero bo šla zaloga, nato izpolnite še preostale podatke ter “Postavke” in kliknite gumb “Shrani”.

Ko so vsi podatki na prevzemnici pravilno vnešeni, jo shranite in izberite opcijo »Zaključi prevzemnico« v stranskem meniju. Dokler ne boste zaključili prevzemnice, se ne bo povečala vrednost zaloge v skladišču.

Vnos neposrednih stroškov nabave

Neposredni stroški nabave so:

  • prevozni stroški
  • stroški nakladanja, prekladanja in razkladanja
  • stroški prevoznega zavarovanja
  • stroški posebej zaračunane embalaže
  • stroški spremljanja blaga
  • stroški storitev posredniških agencij
  • podobni stroški, ki bremenijo kupca

Ko zaključite prevzemnico, se vam pojavi možnost, da vnesete neposredne stroške. To storite s klikom na gumb “Vnesi nov neposredni strošek” v prikazu prevzemnice. Ko je strošek vnesen, ga morate uveljaviti s klikom na opcijo “Uveljavi”. Strošek se vam bo prištel k nabavni vrednosti materiala.

Izdaja blaga – dobavnice

Zalogo v skladišču zmanjšate z dobavnico. Dobavnico lahko izdate samostojno v meniju Dokumenti -> Dobavnice oz. skupaj z računom (ko ustvarjate račun obkljukate opcijo »Račun in dobavnica«). Če izdajate najprej dobavnice in potem račune posebej, morate paziti, da račun vedno izhaja iz dobavnice, v nasprotnem primeru se vrednosti ne bodo ujemale.

Vnesite skladišče iz katerega gre blago, nato izpolnite še vse preostale podatke ter “Postavke” in kliknite gumb “Shrani”.

V stolpcu »Izdelan račun« vidite, da ste iz dobavnice že ustvarili račun.

Izdelan račun iz dobavnice.
Izdelan račun iz dobavnice.

Stanje zalog

Pregled stanja opravite preko menija Skladišče, med šiframi poiščete želeni artikel in kliknete na Podrobnosti ob njem. Prikažejo se podatki za ta artikel.

Lahko preverite tudi stanje vseh artiklov. Izberite meni Skladišče ter v stolpcu na levi strani opcijo “Trenutna zaloga”.

Prenos med skladišči

Če želite premakniti artikle iz enega skladišča v drugega, storite to z dokumentom “Prenos med skladišči”. Najdete ga v meniju »Dokumenti«.

Dokumenti za računovodski servis

Vse dokumente, ki jih potrebuje vaš računovodski servis, najdete v meniju »Skladišče«.

Dokumenti so sledeči:

  • Evidenca o nakupu in prodaji
  • Obračun prodaje
  • Trenutna zaloga

Kosovnice

Kosovnica je sestavljena iz več artiklov in samodejno razknjiži zalogo. Ustvarite jo tako, da vnesete novo šifro in pod vrsto izberete “Kosovnica”. Ko jo shranite, se vam pojavi možnost, da ji določite, iz katerih artiklov je sestavljena.

Včasih se zgodi, da se vrednosti ne ujemajo, saj ste npr. vnesli stroške prevoza v prevzemnico artiklom, ki ste jih že prodali, popravili dokument za nazaj, …. V ta namen morate posodobiti nabavne vrednosti zaloge v dokumentih.

Dobropis prevzemnice

Če morate vrniti blago dobavitelju, podvojite prevzemnico in spremenite količine v minus. Izdelkov, ki jih ne vrnete, preprosto izbrišite.

Dobropis dobavnice

Če vam stranka vrne blago, morate najprej narediti dobropis dobavnice. To storite tako, da podvojite original dobavnico, ter spremenite količino artiklov v minus. Potem morate narediti še dobropis računa (v kolikor ste ga izdali). Odprete račun, ter v meniju na levi strani izberite opcijo “Ustvari dobropis”. Dokumentu morate pripeti stornirano dobavnico – opcija “Povezani dokumenti” (le tako bo program pravilno izračunal RVC).

Če ste izdali račun in na njemu izbrali opcijo “Račun in dobavnica”, potem vam ni potrebno posebej stornirati dobavnice, saj je le ta “vključena” v dokumentu.

Samodejna izdelava prevzemnice z uvozom XML datoteke (dobavnice, računa)

Da bi lahko samodejno ustvarili prevzemnico z uvozom XML datoteke, ki vam jo je posredoval dobavitelj, morate najprej pravilno nastaviti šifre. Vsak dobavitelj ima za določeno blago svojo šifro. Šifro morate povezati z vašo. To storite v meniju Skladišče, tako da odprete želeno šifro in izberete opcijo “Vnesi novo šifro”, pod sekcijo “Šifre dobaviteljev”.

Izberete dobavitelja, ter vpišete njegovo šifro, tako bo program vedel, kateri artikel izbrati ob uvozu.

Ko imate vse šifre urejene, lahko pričnete z uvažanjem artiklov. V meniju “Dokumenti” izberete “Prevzemnico”. Pod filtrom imate opcijo “Ustvari iz dobavnice”. Izbrati morate dobavitelja, tip datoteke ter pripeti datoteko. V kolikor jo bo program prepoznal, se vam bo izpolnila prevzemnica.

Artikle, ki jih ne prepozna, boste morali ročno vnesti (ne bodo imeli izpolnjenega polja šifra), ter jih ustrezno povezati s šifro dobavitelja.