Banka

Modul Banka omogoča enostaven uvoz bančnih izpiskov v program in samodejni vnos plačil za izdane in prejete račune.

Za uvoz novega bančnega izpiska izberite možnost “Vnesi nov bančni spisek” v meniju Banka. Izpisek mora biti v formatu XML, kar programu omogoča, da samodejno poišče ustrezna plačila preko reference. Če program ne uspe povezati plačila, boste v poljih Stranka (št. 1 na sliki) in Dokument (št. 2 na sliki) videli prazna mesta, ki jih boste lahko ročno dopolnili.

Za uvoz več izpiskov hkrati izberite svoj transakcijski račun in v polju »Bančni izpisek (XML ali ZIP)« naložite ZIP arhiv z izpiski v obliki XML (CAMT.053). Nato kliknite »Vnesi«. Vsi izpiski se uvozijo na izbrani račun. XML datoteke so lahko tudi v podmapah arhiva; program sprejme tudi končnico .XML. Druge datoteke, na primer PDF, prezre.

Po uvozu program prikaže število vnesenih izpiskov in morebitne napake z imeni datotek. Če je kateri od izpiskov napačen ali že vnesen, nadaljuje z ostalimi. Uspešno vneseni izpiski ostanejo shranjeni; pred ponovnim poskusom popravite datoteke, pri katerih je prikazana napaka. Izpisek se shrani le, če so uspešno shranjene tudi vse njegove postavke.

Če uvažate dnevne in mesečne izpiske istega računa, je ista transakcija lahko v obeh. Program jo prepozna po bančni referenci transakcije, ki jo banka zapiše v XML izpisek:

• Izpisek se uvozi v celoti. Vrstica, ki je že uvožena v drugem izpisku, je označena z »Že uvoženo v izpisku št. …« in povezavo na prvi izpisek.
• Takšna vrstica se pri zaključku izpiska ne upošteva, zato se plačilo ne vnese dvakrat. Dokumenta nanjo ni mogoče povezati; povežite ga v prvem izpisku.
• Po uvozu program izpiše, katere vrstice so bile že uvožene.
• Če prvi izpisek pozneje izbrišete (še nezaključen), postane vrstica v drugem izpisku običajna vrstica, tako da transakcija ostane uvožena.

Nekatere banke bančne reference ne pošljejo. Takrat program vrstice ne označi kot dvojnik, ker sta lahko dve enaki plačili (isti dan, znesek, partner in sklic) povsem veljavni. Če je enaka vrstica že v drugem izpisku, vas po uvozu le opozori, da preverite, ali gre za isto plačilo, preden vrstico povežete z dokumentom.

Seveda lahko tudi ročno povežete plačila. Preprosto izberite opcijo “Urejanje” (št. 3 na sliki), kjer boste lahko iskali po stranki in znesku, da pravilno uskladite podatke.

Ko najdete ustrezen dokument, ga povežite s klikom na ikono “+”. Ko so vsi dokumenti povezani, morate zaključiti postopek, da se vnesejo plačila. To storite s klikom na opcijo “Zaključi in vnesi plačila” (št. 4 na sliki).

Če ima podjetje glavno knjigo, lahko zaključen izpisek knjižite v glavno knjigo (levi meni izpiska → Knjiženje v glavno knjigo). To je ločen korak; uvoz, povezovanje in zaključek izpiska delujejo enako kot doslej, tudi brez kontov. Postopek je opisan v navodilih za glavno knjigo.