Blagajna

Modul blagajniško poslovanje se samodejno vključi, ko vključite davčne blagajne.

V meniju “Nastavitve” -> “Davčne blagajne” (v levem okvirčku) vnesite nov poslovni prostor, ter mu dodelite začetno stanje v blagajni. V kolikor že imate vnesen poslovni prostor, nastavite začetno stanje v blagajni tako, da kliknete na “Poglej” pri poslovnem prostoru in v meniju na levi strani izberite opcijo “Uredi začetno stanje”.

V kolikor želite, da se samodejno ustvari blagajniški prejemek za vsako prejeto plačilo (gotovinsko), morate to s kljukico označiti v meniju “Nastavitve” -> “Privzete vrednosti” (v levem okvirčku) pri postavki “Samodejno ustvari blagajniški prejemek” (čisto na dnu obrazca). Shranite!

To storite tako, da po kliku na zgornji meni “Blagajna” izberete vrsto dokumenta, ki jo želite ustvariti.

Npr. nov blagajniški prejemek…

Na koncu dneva morate ustvariti za vsako blagajno (poslovni prostor) svoj dnevnik. Program samodejno vnese vse blagajniške izdatke in prejemke v dnevnik. Vi samo izberete datum in poslovni prostor.

Ne pozabite shraniti.

Poročilo uporabite takrat, ko želite preveriti, kateri blagajniški prejemki so vključeni v posamezen polog oziroma blagajniški izdatek.

1. Odprite Blagajna → Blagajniški izdatki.
2. Odprite izdatek, ki predstavlja polog.
3. V levem meniju kliknite Natisni pologe.

Poročilo prikaže prejemke, ki so bili vključeni v izbrani izdatek. Pri vsakem prejemku so prikazani:

• številka prejemka
• številka blagajniškega dnevnika
• kdo je vplačal
• opis prejemka
• način plačila
• znesek prejemka
• znesek, ki je vključen v polog

Prejemki se zapirajo po vrstnem redu vnosa. Če en prejemek ni v celoti porabljen pri prvem pologu, se preostanek upošteva pri naslednjem pologu.

Informacija

Stolpec Dnevnik pove, na katerem blagajniškem dnevniku se nahaja posamezen prejemek.

Če je izdatek večji od odprtih prejemkov, je na poročilu prikazan tudi nepokriti del izdatka.

Na seznamu Blagajniški izdatki lahko pripravite tudi skupno poročilo za več izdatkov:

1. Odprite Blagajna → Blagajniški izdatki.
2. Nastavite filter, na primer Datum od in Datum do.
3. Po potrebi izberite še Blagajna/Poslovni prostor ali Prejemnik.
4. Kliknite Filtriraj.
5. V možnostih nad seznamom kliknite Poročilo pologov.

Program izdela PDF za vse blagajniške izdatke v izbranem filtru. Tako lahko preverite pravilnost pologov za izbrano obdobje in hitro vidite, kateri prejemki sestavljajo posamezen polog.

Kadar se stanje v blagajniškem dnevniku ne ujema z gotovino v predalu, si pomagajte z dvema poročiloma. Najdete ju v meniju Ostalo → Poročila, v skupini Blagajna:

• Manjkajoči blagajniški prejemki/izdatki poišče gotovinska plačila, ki niso prišla v blagajno.
• Sumljivi gotovinski dobropisi poišče dobropise, ki so iz blagajne odšteli gotovino, čeprav ta verjetno ni bila izplačana.

Obe poročili imata filtre Datum od, Datum do in Poslovni prostor. Rezultate lahko izvozite v CSV ali Excel.

Informacija

Za dostop do poročil potrebujete paket s poročili in pravico Poročila v skupini uporabnikov.

1. Ugotovite, za koliko se stanje razlikuje in od katerega dne. Potrebujete zadnji dan, ko se je predal še ujemal z dnevnikom.
2. Za to obdobje in poslovni prostor zaženite poročilo Manjkajoči blagajniški prejemki/izdatki.
3. Za isto obdobje zaženite še poročilo Sumljivi gotovinski dobropisi.
4. Seštejte zneske najdenih vrstic in jih primerjajte z razliko.
5. Potrjene primere popravite z ročnim blagajniškim prejemkom ali izdatkom (glejte spodaj).
6. Če poročili ne najdeta ničesar, razlika najverjetneje ni nastala v programu. Mogoči vzroki so napačno vrnjen drobiž, polog z napačnim zneskom ali gotovina, vzeta brez izdatka. Preverite pologe s poročilom pologov za obdobje (poglavje zgoraj).

Opozorilo

Dnevnikov za nazaj ni mogoče popravljati. Vsak popravek (ročni prejemek ali izdatek) vnesite z datumom prvega dne, za katerega dnevnik še ni ustvarjen. V opis zapišite, na kateri dokument se popravek nanaša.

Poročilo prikaže gotovinska plačila na računih in dobropisih, za katera program ne najde ustreznega blagajniškega prejemka ali izdatka. Stolpec Pričakovan blagajniški dokument pove, ali manjka prejemek (plačilo) ali izdatek (vračilo).

Pogosti vzroki:

• plačilo je bilo vneseno za dan, za katerega je bil dnevnik že ustvarjen, npr. gotovinski račun, izdan zvečer po zaključku blagajne;
• plačilo je bilo naknadno popravljeno, stornirano z negativnim zneskom ali vneseno večkrat;
• na že vnesenem plačilu je bil spremenjen način plačila. Blagajniški dokument nastane samo ob vnosu novega plačila, ne ob urejanju.

Kaj storiti:

• Če je bila gotovina res prejeta ali izplačana, ročno vnesite blagajniški prejemek ali izdatek z istim zneskom in stranko. V opis zapišite številko dokumenta, npr. »Račun št.: G-1-25000114«.
• Če gotovina ni bila prejeta, je napačno plačilo na računu. Popravite plačilo, blagajne ne spreminjajte.

Poročilo prikaže gotovinske dobropise, pri katerih je izdatek iz blagajne verjetno napačen. Stolpec Razlog pove, zakaj je dobropis na seznamu:

Stolpca Gotovinsko plačano na vezanem računu in Blagajniški izdatek pokažeta, koliko gotovine je dejansko prišlo na prvotni račun in ali je dobropis ustvaril izdatek.

Kaj storiti:

• Če je pri dobropisu izpolnjen stolpec Blagajniški izdatek, gotovina pa ni bila izplačana, je izdatek odveč. Izravnajte ga z ročnim blagajniškim prejemkom v istem znesku, npr. z opisom »Popravek izdatka za dobropis G-1-26000105«.
• Pri razlogu Brez vezanega računa preverite, ali je bila gotovina stranki res vrnjena.
• Pri razlogu Dobropis s pozitivnim zneskom preverite, kaj je bil namen dokumenta, in ga popravite v dogovoru z računovodstvom.

Najpogostejši vzrok za sumljive dobropise je popravljanje načina plačila. Račun je izdan npr. z »Bančnim nakazilom«, stranka pa plača z gotovino. Uporabnik nato izda dobropis, še en gotovinski dobropis in nov gotovinski račun. Gotovinski dobropis odšteje znesek iz blagajne, nov račun pa ga prišteje nazaj. Blagajna za ta posel tako kaže 0 €, v predalu pa je plačani znesek.

Informacija

Pravilen postopek: ne izdajajte dobropisa in novega računa. Na prvotni račun vnesite plačilo z načinom Gotovina. Program bo samodejno ustvaril blagajniški prejemek.

• Vračilo na gotovinski dobropis, katerega vezan račun ni bil plačan z gotovino, ne ustvari blagajniškega izdatka. Program prikaže opozorilo, zapis je tudi v zgodovini dobropisa.
• Če je za dan plačila dnevnik že ustvarjen, se blagajniški prejemek ali izdatek vnese na prvi dan po zadnjem dnevniku. Opis dobi pripis »(plačano …, dnevnik za ta dan je že ustvarjen)«, program pa prikaže opozorilo.
• Če blagajniškega dokumenta ni mogoče ustvariti, program prikaže opozorilo »POZOR: Blagajniški prejemek … ni bil vnesen«. V tem primeru prejemek vnesite ročno.

Zaščite veljajo za nova plačila. Starejše primere poiščete z zgornjima poročiloma.