Zaloga ni usklajena

Stanje in vrednost zaloge se v ozadju gradita postopoma, dokument za dokumentom (prevzemnica, dobavnica, račun/dobavnica, dobropis/dobavnica, izdajnica, prenos med skladišči, kosovnica, …), v vrstnem redu kot so bili vneseni.

Če pozneje popravite, izbrišete ali na novo vnesete dokument za nazaj (torej z datumom, ki je starejši od dokumentov, ki so bili v sistem vneseni za njim), se količine in nabavne vrednosti na vseh poznejših dokumentih ne preračunajo same od sebe. Sistem zato zna zaznati, da za določeno šifro oz. leto stanje ni več zanesljivo, in vas na to opozori:

Dokler zaloga ni usklajena, so lahko napačni: trenutna zaloga, vrednost zaloge, RVC (razlika v ceni) ter poročila, ki se naslanjajo na nabavne vrednosti (Obračun prodaje, Analitika/Sintetika prometa, …).

• Samodejno, vsako noč – sistem ponoči avtomatsko uskladi zalogo za tekoče leto pri vseh podjetjih, ki imajo vklopljeno materialno poslovanje. Zato manjše, sprotne popravke pogosto sploh ne opazite.
• Ročno, kadarkoli – če ste popravili starejši dokument (iz preteklih let, ali iz tekočega leta pred nočno uskladitvijo), ali če vam sistem prikaže opozorilo, da zaloga ni usklajena, jo uskladite ročno po postopku spodaj.
• Pred inventuro – sistem vam ne pusti ustvariti novega inventurnega lista, dokler zaloga ni usklajena (glej spodaj).

Za ročno uskladitev imate na voljo dve možnosti – hitro in popolno.

Hitra uskladitev sama poišče samo tiste šifre, ki dejansko potrebujejo popravek, in popravi samo njih – ne pa cele zaloge. Zato je hitra (navadno vprašanje minut) in je primerna za vsakodnevno uporabo.

1. Odprite meni Skladišče.
2. Kliknite Posodobi zalogo.
3. Potrdite opozorilno okno.

Leta vam ni treba izbirati – sistem sam ugotovi, katere šifre in od katerega leta naprej potrebujejo popravek. Zaloga se posodobi v ozadju, v roku nekaj minut.

Po nekaj minutah preverite, ali je opozorilo o neusklajeni zalogi izginilo (npr. v meniju Skladišče -> Trenutna zaloga).

Popolna uskladitev na novo zgradi celotno zalogo podjetja za izbrano leto in vsa poznejša leta – ne le posameznih šifer. Je temeljitejša, a tudi bistveno počasnejša: pri podjetjih z večjim prometom lahko izvajanje traja tudi več ur in teče v ozadju.

Uporabite jo, kadar:

• ste že poskusili s hitro uskladitvijo, opozorilo pa je še vedno prikazano,
• vam je uskladitev za določeno leto priporočil podporni oz. računovodski servis,
• ste izvedli večji uvoz/popravek podatkov, ki je vplival na veliko šifer hkrati.

Postopek:

1. Odprite meni Ostalo -> Orodja -> Uskladitev zaloge.
2. Na strani je izpisano, za katera leta zaloga trenutno ni usklajena.
3. Izberite leto, od katerega naprej naj se zaloga na novo zgradi (če je npr. neusklajeno leto 2019 in 2021, izberite 2019 – uskladila se bodo vsa leta od 2019 naprej).
4. Kliknite Posodobi zalogo in potrdite opozorilo o dolgotrajnosti postopka.

Ker gre za poln ponoven izračun, med izvajanjem raje ne popravljajte istih dokumentov, dokler se postopek ne zaključi.

Sistem vam ne bo pustil izdelati novega inventurnega lista, dokler zaloga ni usklajena. Najprej uskladite zalogo (najprej poskusite s hitro uskladitvijo), nato vam bo sistem dovolil izdelati novo inventurno razliko.

Najlažje vidite, od katerega leta je potrebno uskladiti zalogo tako, da v meniju Skladišče izberete možnost “Trenutna zaloga”.