Opomini in obveščanje

Modul omogoča pošiljanje opominov za zapadle dokumente, pregled poslanih dokumentov ter samodejno obveščanje po e-pošti, ko se na dokumentih zgodijo pomembni dogodki.

Najpogostejša uporaba je obveščanje zaposlenih, kadar je dokument podpisan, zaključen, izdan ali storniran.

S funkcijo Obveščanje ob dogodkih na dokumentu lahko nastavite samodejna e-poštna obvestila za različne dogodke na dokumentih.

Podprti dogodki so:

• Podpis dokumenta
• Zaključitev dokumenta
• Izdaja dokumenta
• Storno dokumenta

Za vsako pravilo lahko določite:

• vrsto dokumenta (ali Vsi tipi dokumentov),
• dogodek,
• e-poštni naslov prejemnika.

Za isto kombinacijo lahko nastavite poljubno število prejemnikov.

Podjetje uporablja naročila kupcev na terenu.

Ko stranka naročilo podpiše na tablici, želi vodja prodaje takoj prejeti obvestilo po e-pošti.

V nastavitvah zato ustvari pravilo:

• Dokument: Naročilo kupca
• Dogodek: Podpis dokumenta
• Prejemnik: prodaja@podjetje.si

Vsakič, ko kupec podpiše naročilo, Quibi samodejno pošlje obvestilo.

Odprite:

Nastavitve → Šifranti → Obveščanje ob dogodkih na dokumentu

Kliknite Dodaj.

Izpolnite podatke:

• Vrsta dokumenta

  • izberite posamezno vrsto dokumenta,
  • ali pustite Vsi tipi dokumentov.

• Dogodek

  • Podpis dokumenta
  • Zaključen dokument
  • Izdan dokument
  • Storniran dokument

• E-pošta

  • vnesite e-poštni naslov prejemnika.

Pravilo shranite.

Po potrebi ustvarite dodatna pravila za druge uporabnike ali dogodke.

Modul omogoča tudi pripravo opominov za zapadle dokumente.

Pri pripravi opomina priporočamo, da preverite:

• ali dokument še ni plačan,
• datum zapadlosti,
• e-poštni naslov stranke,
• pravilnost zneska.

Po pripravi lahko opomin pošljete neposredno iz programa.

V meniju Poslani dokumenti lahko preverite:

• kateri dokumenti so bili poslani,
• datum pošiljanja,
• status pošiljanja,
• morebitne napake pri pošiljanju.

To je prvo mesto, kjer preverite, ali je bilo obvestilo ali dokument uspešno poslan.

Preverite:

• ali je pravilo aktivno,
• ali je izbran pravilen dogodek,
• ali je izbrana pravilna vrsta dokumenta,
• ali je e-poštni naslov pravilno vnesen.

Če možnosti Obveščanje ob dogodkih na dokumentu ni v meniju, uporabnik nima ustrezne pravice.

Pravico mora omogočiti skrbnik sistema.

Če je pravilo pravilno nastavljeno, preverite:

• ali imate nastavljen privzeti račun za pošiljanje e-pošte,
• ali se v seznamu Poslani dokumenti izpiše napaka,
• ali deluje worker za pošiljanje e-pošte.

Priporočamo, da nastavite obvestila vsaj za:

• podpis naročil kupcev,
• izdajo računov,
• storno dokumentov.

Na ta način je odgovorna oseba vedno takoj obveščena o pomembnih dogodkih v podjetju.