Opravila in Projekti

Modul Opravila omogoča vodenje nalog (opravil) znotraj podjetja - z rokom, prioriteto, odgovorno osebo in opcijsko povezavo na stranko, projekt in poslovne dokumente (izdane in prejete račune). Projekti so opcijska združitev več opravil, na kateri lahko spremljate tudi dobičkonosnost (RVC).

Modul najdete v meniju:

Ostalo → Opravila
Ostalo → Projekti

Meni je viden samo, če ima podjetje aktiven paket, ki vključuje modul Opravila, in če ima uporabnik vsaj eno od pravic, opisanih v poglavju 8.

Prioriteta je ena od: Nizka, Normalna, Visoka, Nujna.

Meni Ostalo → Opravila odpre tabelarični seznam s hitrimi gumbi nad njim:

• Moja opravila - opravila, kjer ste vi dodeljena oseba ali avtor (privzeti pogled, če nimate pravice videti vseh),
• Vsa opravila - vidno samo, če imate pravico OPRAVILA_VSA,
• Zapadla - rok je v preteklosti in status ni Zaključeno/Preklicano,
• Danes - rok je današnji dan,
• Ta teden - rok pade v tekoči teden (ponedeljek-nedelja).

Poleg tega lahko s klikom na ikono lupe prikažete/skrijete podroben filter po nazivu, stranki, projektu, prioriteti in statusu (več statusov hkrati). Filtri se ohranijo med obiski strani, dokler jih ne počistite z gumbom Pobriši filtre.

V seznamu se pri opravilih, ki imajo podopravila, poleg naziva izpiše število podopravil.

Gumb Novo opravilo na seznamu opravil odpre obrazec s polji:

• Naziv (obvezno), Opis,
• Projekt - opcijsko, opravilo se s tem prišteje k RVC-ju izbranega projekta,
• Nadrejeno opravilo - če želite ustvariti podopravilo (glejte 2.4),
• Stranka - iskanje po vsaj 3 znakih naziva,
• Status, Prioriteta,
• Rok, Začetek (datuma),
• Dodeljeno - vidno samo, če imate pravico OPRAVILA_DODELI; brez te pravice se novo opravilo samodejno dodeli vam.

Na pregledu opravila lahko dodeljeno osebo kadarkoli spremenite (polje Dodeli nad zavihki), če imate pravico OPRAVILA_DODELI. Gumb Zaključi opravilo na pregledu opravilo hitro postavi v status Zaključeno, brez odpiranja celotnega obrazca.

Opravilo lahko razdelite na podopravila - vsako podopravilo ima svoj rok, izvajalca in status, prikazana pa so na zavihku Podopravila znotraj nadrejenega opravila (dodate jih z obrazcem na dnu tega zavihka, ali prek polja Nadrejeno opravilo pri splošnem vnosu).

Omejitev: samo en nivo. Podopravilo ne more imeti svojega podopravila - v spustnem seznamu “Nadrejeno opravilo” se zato ponudijo samo opravila, ki sama še nimajo nadrejenega opravila. Opravila s podopravili ni mogoče izbrisati, dokler ne izbrišete ali prestavite podopravil.

Poleg podopravil ima vsako opravilo tudi zavihek Checklista - lahek seznam korakov s kljukico (brez lastnega izvajalca ali roka), za stvari, ki jih želite samo odkljukati med izvajanjem opravila. Postavko dodate spodaj v zavihku, jo označite kot opravljeno s kljukico ali izbrišete z znakom ✕.

Gumb Kanban na seznamu opravil odpre pogled s stolpci po statusu (Novo / V teku / Čaka / Zaključeno / Preklicano). Kartico opravila povlecite z miško v drug stolpec, da spremenite status, ali jo prerazporedite znotraj istega stolpca, da spremenite vrstni red - sprememba se shrani takoj ob spustu kartice, brez posebnega gumba “Shrani”.

Na pregledu opravila sta na voljo še dva zavihka/razdelka:

• Opombe - poljubno število besedilnih komentarjev, enako kot pri drugih dokumentih v Quibiju,
• Priponke - nalaganje datotek (Word, PDF, slike, Excel, video) prek gumba Vnesi novo priponko.

Eno opravilo je lahko povezano z več poslovnimi dokumenti hkrati - izdanimi računi, predračuni, dobropisi, naročili in prejetimi računi.

Na pregledu opravila, razdelek Povezani dokumenti: v iskalno polje vpišite del številke ali naziva dokumenta, izberite zadetek in kliknite Poveži dokument. Povezavo odstranite s klikom na ikono ✕ ob dokumentu.

Na pregledu izdanega računa, predračuna, naročila ali prejetega računa je razdelek Opravila z gumbom Ustvari opravilo - odpre obrazec za novo opravilo, ki bo ob shranjevanju samodejno povezano na ta dokument, stranka pa se predizpolni iz dokumenta. Spodaj je viden tudi seznam opravil, ki so že povezana na ta dokument.

Na kartici stranke je zavihek Opravila s pregledom njenih odprtih opravil in gumbom Ustvari opravilo, ki predizpolni stranko (brez povezave na določen dokument).

Projekt je opcijska združitev več opravil - uporabite ga, kadar želite spremljati skupni napredek in dobičkonosnost več povezanih opravil (npr. za posamezno stranko ali naročilo).

Meni Ostalo → Projekti → Nov projekt. Polja: Naziv (obvezno), Stranka, Status (Aktiven / Zaključen / Preklican), Stroškovno mesto, Načrtovan začetek/konec, Dejanski začetek/konec, Opis.

Na pregledu projekta so:

• osnovni podatki in RVC panel (glejte poglavje 5) - viden samo uporabnikom s pravico OPRAVILA_FINANCE,
• seznam opravil projekta (vsa opravila, ki imajo ta projekt nastavljen - vključno s podopravili, zamaknjenimi v prikazu),
• povezani dokumenti - dokumenti, povezani neposredno na projekt (ne preko posameznega opravila), z enakim iskanjem in gumbom kot pri opravilih (glejte 3.1),
• priponke.

Opravila projektu dodate tako, da jim pri vnosu/urejanju v polju Projekt izberete ta projekt - ločenega gumba “Dodaj opravilo” na pregledu projekta ni.

Na pregledu projekta (in opcijsko na pregledu posameznega opravila) je panel s štirimi števili:

Nekaj pravil izračuna:

• upoštevajo se dokumenti, povezani neposredno na projekt ali preko katerega koli opravila tega projekta - če je isti dokument povezan na obeh mestih, se šteje samo enkrat,
• predračuni (ponudbe) se ne štejejo v Prihodke - to je pričakovan, ne realiziran prihodek,
• storno dokumenti se ne štejejo,
• plačan/neplačan status dokumenta na izračun ne vpliva - RVC prikazuje poslovni izid (fakturirano), ne denarni tok,
• številke se preračunajo ob vsakem ogledu strani (niso shranjene/predpomnjene), zato je vedno aktualen.

Panel je viden samo uporabnikom s pravico OPRAVILA_FINANCE - dodelitev opravila ali pravica za ogled vseh opravil sama po sebi ne omogoča vpogleda v finančne podatke.

Na glavni delovni tabli (domača stran po prijavi) lahko vklopite widget Moja opravila, ki prikaže do 5 vaših odprtih opravil, razvrščenih po roku. Vklop/postavitev widgeta urejate na sami delovni tabli (ikona urejanja postavitve), enako kot pri ostalih widgetih.

Modul Opravila/Projekti (za razliko od npr. Kompenzacij) nima lastnega tiskanega dokumenta - gre za interno orodje za vodenje dela, ne za dokument, ki bi ga pošiljali strankam.

Pravice dodelite uporabniški skupini pod meniju uporabniškega imena (zgoraj desno) → Uporabniki, razdelek Skupine in pravice. OPRAVILA_FINANCE dodelite premišljeno - ločena je od vseh ostalih pravic, tako da dodelitev opravila ali dostop do vseh opravil sam po sebi ne razkrije finančnih podatkov.

1. Ostalo → Opravila → Novo opravilo (ali "Ustvari opravilo" na dokumentu/stranki)
2. Vnesi naziv, rok, prioriteto, po želji stranko, projekt in dodeljeno osebo
3. Po potrebi: dodaj podopravila, checklisto, poveži dokumente, naloži priponke
4. Spremljaj napredek na seznamu, s hitrimi filtri (Zapadla/Danes/Ta teden) ali v Kanbanu
5. Za skupine povezanih opravil ustvari Projekt - RVC panel prikaže dobičkonosnost
6. Zaključi opravilo, ko je delo opravljeno