Kompenzacije (medsebojni pobot)

Kompenzacija omogoča, da med istim partnerjem, ki vam hkrati dolguje (odprti izdani računi) in kateremu vi dolgujete (odprti prejeti računi), pobotate obojestranske terjatve in obveznosti - v celoti ali delno - namesto da bi vsaka stran plačevala posebej.

Po zaključku kompenzacije se izbrani izdani in prejeti računi samodejno označijo kot plačani oziroma delno plačani, enako kot pri kateremkoli drugem vnosu plačila - samo da je “način plačila” v tem primeru Kompenzacija.

Modul najdete v meniju:

Knjigovodstvo → Kompenzacije

Urejati (spreminjati zneske, brisati) je mogoče samo dokument v statusu Osnutek. Prehode med statusi (Poslano/Potrjeno/Storniraj/Zaključi) najdete kot gumbe na pregledu dokumenta.

V praksi vam ni treba iti skozi vse vmesne statuse - kompenzacijo lahko zaključite tudi neposredno iz Osnutka, če ste se s partnerjem že dogovorili po telefonu ali e-pošti.

Meni:

Knjigovodstvo → Kompenzacije → Nova kompenzacija

V polju Partner poiščite stranko (vpišite vsaj 3 znake naziva). Ko partnerja izberete, sistem samodejno naloži:

• njegove odprte izdane račune (terjatve - kar vam dolguje),
• njegove odprte prejete račune (obveznosti - kar mu dolgujete).

Če partner nima odprtih računov na eni od strani, se izpiše ustrezno obvestilo (“Partner nima odprtih izdanih/prejetih računov”).

Gumb Osveži odprte postavke ponovno naloži trenutno stanje (npr. če ste medtem v drugem oknu vnesli še kakšen račun).

Pri vsaki vrstici (na obeh straneh) lahko:

• s kljukico na začetku vrstice določite, ali jo sploh vključite v kompenzacijo (privzeto so vse vključene),
• v polju Za kompenzacijo spremenite znesek - ne sme presegati odprtega zneska tega dokumenta.

Klik na številko dokumenta odpre ta račun v novem zavihku, če ga želite pred odločitvijo preveriti.

Sistem sproti prikazuje:

• Skupaj terjatve,
• Skupaj obveznosti,
• Znesek kompenzacije (manjša od zgornjih dveh vsot),
• Razlika (če se strani ne ujemata).

Če se vsoti terjatev in obveznosti ne ujemata, kliknite Izenači - sistem samodejno zniža zneske na presežni strani (od zadnje vrstice navzgor), da se razlika izniči. Zneske lahko po tem še ročno popravite.

Vnesite datum in po želji opombo, nato kliknite Shrani osnutek. Dokument dobi svojo številko (npr. KOM-2026-00005) in status Osnutek.

Na pregledu dokumenta kliknite Natisni (PDF). Dokument se odpre v novem zavihku in vsebuje:

• podatke vašega podjetja in partnerja,
• ločeni tabeli terjatev in obveznosti z zneski za kompenzacijo,
• skupni znesek kompenzacije,
• prostor za podpis in žig.

Natisnjen dokument pošljite partnerju v potrditev (npr. po e-pošti ali pošti), nato dokument označite kot Poslano, in ko prejmete potrjen izvod, kot Potrjeno.

Ko je kompenzacija dogovorjena, kliknite Zaključi kompenzacijo. Sistem takrat:

• za vsak izbran izdani in prejeti račun vnese plačilo v znesku “za kompenzacijo” (način plačila Kompenzacija),
• dokumenti se glede na to samodejno prikažejo kot plačani ali delno plačani (odprt znesek se zmanjša) povsod v aplikaciji - v IOP-u, fakturni knjigi, saldakontni kartici,
• status kompenzacije se spremeni v Zaključeno.

Kompenzacije z zneskom 0 ni mogoče zaključiti.

Zaključitve ni mogoče razveljaviti - če ste se zmotili, popravek naredite z novim vnosom plačila oziroma stornom neposredno na prizadetih dokumentih.

Dokument, ki še ni zaključen (Osnutek, Poslano ali Potrjeno), lahko kadarkoli stornirate - to ne vpliva na noben račun, kompenzacija se samo označi kot neveljavna.

Za modul so na voljo tri pravice (skupina “Dokumenti”):

Pravice dodelite uporabniški skupini pod meniju uporabniškega imena (zgoraj desno) → Uporabniki, razdelek Skupine in pravice.