Glavna knjiga
Glavna knjiga zbira vse knjižbe podjetja. Knjižbe nastanejo na dva načina:
- z uvozom izdanih računov iz fakturne knjige,
- z ročnim vnosom temeljnice (na primer za otvoritev, popravke ali knjižbe, ki jih Quibi ne ustvari sam).
Glavno knjigo najdete v meniju Knjigovodstvo → Glavna knjiga. Za dostop potrebujete paket z glavno knjigo in pravico Glavna knjiga - pregled. Za vnos in storno temeljnic potrebujete pravico Glavna knjiga - vnos in storno temeljnic, za zaklepanje obdobja pa Glavna knjiga - zaklepanje obdobja.
- Kontni načrt. V Nastavitve → Glavna knjiga → Kontni načrt kliknite Uvozi. Na dnu strani prenesite pripravljeno predlogo Kontni načrt EKN 2024 za d.o.o. ali s.p. in jo uvozite. Predloga vsebuje vse konte enotnega kontnega načrta 2024 in osnovne analitične konte (npr. 1200 Kupci v državi, 2200 Dobavitelji v državi, 2600 Obveznosti za obračunani DDV, 7600 Prihodki od prodaje), ki jih uporabljajo pravila kontiranja.
- Datoteko lahko pred uvozom dopolnite s svojimi analitičnimi konti (stolpec Analitični konto = DA).
- Uvoz lahko ponovite: obstoječi konti se posodobijo, manjkajoči dodajo, nobeden se ne izbriše.
- Konti s Saldakonto = DA (kupci, dobavitelji, predujmi) zahtevajo partnerja.
- Pravila kontiranja. Uvoz računov v glavno knjigo deluje z novimi pravili kontiranja (Vklopi nov sistem). Vsak konto, ki ga pravila uporabljajo, mora obstajati v kontnem načrtu kot analitični konto.
- Poročila. V Nastavitve → Glavna knjiga → Poročila kliknite Ustvari privzeta poročila EKN 2024. Ustvarita se Bilanca stanja in Izkaz poslovnega izida (I. različica). Ponovni klik ju napolni na novo po predlogi.
| Stanje | Kaj pomeni | Kaj lahko storite |
|---|---|---|
| Osnutek | Temeljnica je shranjena, a še ni knjižena. V izpisih (kartica, bilanca, poročila) se ne upošteva. | Uredite, knjižite ali izbrišite. |
| Knjiženo | Temeljnica je v glavni knjigi. | Ne morete je spreminjati ali brisati. Če je napačna, jo stornirajte. |
| Stornirano | Temeljnica je bila preklicana s storno temeljnico. | Nič. Obe temeljnici ostaneta vidni. |
Storno ustvari novo temeljnico z enakimi konti in negativnimi zneski. Izvirnik in storno skupaj dajeta nič, promet pa ostane na isti strani konta. Po stornu po potrebi vnesite novo, pravilno temeljnico.
Vsaka sprememba (vnos, knjiženje, storno, uvoz) se zabeleži v Zgodovino na dnu temeljnice, skupaj z uporabnikom in časom.
- Kliknite Nova temeljnica.
- Izberite datum in vrsto temeljnice ter vpišite opis.
- V vrstice vnesite konto, po potrebi partnerja in znesek v Debet ali Kredit (ne v oba hkrati). Konto poiščete po številki ali nazivu.
- Pod vrsticami sproti vidite vsoti debeta in kredita ter razliko. Gumb Shrani in knjiži je na voljo šele, ko je temeljnica uravnotežena.
- Kliknite Shrani in knjiži ali Shrani osnutek, če boste temeljnico še dopolnjevali.
Datum vrstice lahko pustite prazen, saj se privzame datum temeljnice.
Če kaj ni v redu, je napaka izpisana pri vrstici, na katero se nanaša. Pogosta sporočila:
| Sporočilo | Rešitev |
|---|---|
| Temeljnica ni uravnotežena. Debet in kredit se razlikujeta za 12,40 €. | Popravite zneske, da sta vsoti enaki. |
| Za konto 1200 je treba izbrati partnerja. | Konto je saldakontni (terjatve, obveznosti), zato izberite partnerja. |
| Konto 76 ni knjižljiv. Izberite analitični konto. | Knjižite lahko samo na konte s štirimi ali več mesti, ki so označeni kot knjižljivi. |
| Datum … je v zaklenjenem obdobju. | Obdobje je zaključeno. Popravek knjižite s temeljnico v odprtem obdobju. |
V meniju Dokumenti kliknite Fakturna knjiga (pod filtrom), izberite obdobje in kliknite Uvozi v Glavno knjigo. Konti se določijo po vaših pravilih kontiranja oziroma kontnem načrtu za izvoz.
- Vsak račun dobi svojo temeljnico, ki je povezana z računom.
- Ponovni uvoz je varen. Če se račun ni spremenil, se ne zgodi nič. Če se je spremenil (zneski, konti, datum), se stara temeljnica stornira in ustvari nova.
- Na saldakontnih kontih (kupci) se kot partner zapiše stranka z računa.
- Če konta iz izvoza ni v kontnem načrtu glavne knjige, račun ni uvožen. Napaka je izpisana po uvozu. Konto dodajte v Nastavitve → Glavna knjiga → Kontni načrt in uvoz ponovite.
- Računov v zaklenjenem obdobju uvoz ne spreminja.
Na seznamu prejetih računov nastavite filtre (npr. obdobje) in kliknite Glavna knjiga (pregled in uvoz). Stran pokaže, koliko računov je pripravljenih za knjiženje, in seznam računov, ki jim kaj manjka:
| Sporočilo | Rešitev |
|---|---|
| Račun nima postavk. | Vnesite postavke. Brez njih ni znana stopnja DDV. |
| Osnova ali bruto v glavi se ne ujema s postavkami. | Popravite zneske v glavi ali postavkah (gumb Prenesi zneske). |
| Postavka »…«: ni vnesenega konta in ga pravila kontiranja ne določijo. | Vnesite konto na postavki ali dodajte pravilo za Strošek in vrsto prejetega računa. |
| Pravila ne določijo konta za vstopni DDV, obračunani DDV ali dobavitelja. | Dodajte manjkajoče pravilo kontiranja za prejete račune. |
| Razlika zaradi zaokroževanja. | Razlika do 5 centov se knjiži na konto zaokroževanja. Določite pravilo Zaokroževanje — prihodek/odhodek. |
| Konto … ne obstaja v kontnem načrtu glavne knjige. | Dodajte konto v kontni načrt. |
S klikom na Uvozi v Glavno knjigo se knjižijo samo pripravljeni računi. Kako se knjiži prejeti račun:
- Strošek (ali osnovno sredstvo pri vrsti prometa za osnovna sredstva) v breme. Neodbitni DDV je del stroška.
- Vstopni DDV v breme, če se DDV odbija.
- Obračunani DDV v dobro pri samoobdavčitvi in pridobitvah iz EU.
- Dobavitelj v dobro z bruto zneskom računa. Na saldakontnem kontu se zapiše dobavitelj kot partner.
- Datum knjiženja sledi nastavitvi za knjigo DDV: datum dokumenta ali datum prejema (pri tujih dobaviteljih datum storitve).
Ponovni uvoz deluje enako kot pri izdanih računih: nespremenjen račun se preskoči, spremenjen se stornira in knjiži znova. Pri prejetem računu so v levem meniju Knjižbe v glavni knjigi.
- Na računu kliknite Knjižbe v glavni knjigi (nad dokumentom), ali
- v Dnevniku v polje Številka ali opis vpišite številko računa. Iščete lahko tudi po kontu, partnerju ali znesku.
V temeljnici je v polju Izvor povezava nazaj na račun.
Kliknite Kartica konta, izberite konto in obdobje. Prikažejo se začetno stanje, vse knjižbe s tekočim saldom, promet obdobja in končno stanje. Če želite saldo enega kupca, izberite še partnerja. S klikom na Excel kartico izvozite.
Na kartico pridete tudi s klikom na konto v temeljnici ali v bruto bilanci.
Kliknite Bruto bilanca in izberite obdobje. Za vsak konto vidite začetno stanje, promet v debetu in kreditu ter saldo, z vsotami po razredih. Nad tabelo je preverjanje, ali se promet v debetu in kreditu ujema. Bilanco lahko izvozite v Excel.
Za bilanco stanja in izkaz poslovnega izida uporabite Poročila. Pri izračunu izberite Stanje na dan (bilanca stanja) ali Promet obdobja (izkaz poslovnega izida).
Kliknite Zaključek obdobja, vpišite zadnji dan obdobja in kliknite Preveri. Quibi pokaže:
- rdeče označene ovire, ki preprečujejo zaklep: osnutke temeljnic, neuravnotežene temeljnice, knjižbe na saldakontih brez partnerja, temeljnice brez izvornega dokumenta in neuvožene izdane račune (če račune uvažate v glavno knjigo),
- rumeno označena opozorila, ki zaklepa ne preprečijo: knjižbe na neaktivnih kontih in račune, spremenjene po uvozu.
Pri vsaki oviri je navedeno, kaj storiti, in povezave do dokumentov. Ko rdečih ovir ni več, se prikaže gumb Zakleni glavno knjigo do ….
Po zaklepu temeljnic z datumom do vključno tega dne ni več mogoče vnašati, spreminjati, stornirati ali uvažati. Uporabnik s pravico za zaklepanje lahko obdobje odklene, odklep pa se zabeleži v zgodovino.