Delovni seznami
Delovni seznam je pregledna tabela dokumentov ene vrste (npr. predračunov ali naročil kupcev), razvrščenih po fazah dela. Na enem mestu vidite, v kateri fazi je posamezen dokument, kdo je zanj odgovoren, katera je naslednja akcija in do kdaj jo je treba opraviti. Podatke urejate kar v tabeli, brez odpiranja dokumentov.
Primeri uporabe:
- ponudbe (predračuni) – spremljanje ponudb od priprave do pošiljanja, z odgovorno osebo, dobaviteljem in opombami,
- naročila kupcev – spremljanje naročila od potrditve do odpreme in računa, skupaj z naročilnicami pri dobaviteljih, roki in akcijami.
Delovni seznami so na voljo kot dodatek, ki ga vklopi podpora Quibi. Ko je dodatek vklopljen, seznam odprete v meniju:
Ostalo → Delovni seznami
Sezname, faze in možnosti akcij urejate v meniju:
Nastavitve → Delovni seznami
ℹ️ Za delo potrebuje uporabnik pravice Ogled delovnih seznamov (ogled), Urejanje delovnih seznamov (spreminjanje podatkov v tabeli) in Nastavitve delovnih seznamov (urejanje seznamov, faz in akcij). Poleg tega mora imeti pravico do vrste dokumenta, ki jo seznam prikazuje. Uporabnik, ki vidi samo svoje dokumente, tudi na seznamu vidi samo svoje dokumente.
Ko v meniju Nastavitve → Delovni seznami še nimate nobenega seznama, s klikom na Ustvari začetne nastavitve pripravite dva seznama z začetnimi fazami:
Sales (predračuni)
| Faza | Dokument ostane v pogledu Aktivno |
|---|---|
| Open Offer (začetna) | da |
| Offer Sent | ne |
| Rejected | ne |
| Not defined (wait for customer reply) | ne |
Operations (naročila kupcev)
| Faza | Dokument ostane v pogledu Aktivno |
|---|---|
| Stand-by (začetna) | da |
| Open orders | da |
| Quality check | da |
| Prepare transport documents | da |
| Material ready for pickup | da |
| Material picked up - Send invoice | da |
| Invoice sent | ne |
| Order cancelled | ne |
Dokumenti se na seznamu pojavijo samodejno – vsak nov dokument te vrste je v začetni fazi. Faze in nazive stolpcev lahko pozneje poljubno spremenite.
V meniju Nastavitve → Delovni seznami kliknite Nov seznam, izberite Vrsta dokumenta in kliknite Naprej. Seznam lahko pripravite za katerokoli vrsto dokumenta (predračun, naročilo kupca, račun, dobavnica, …).
| Polje | Pomen |
|---|---|
| Naziv | ime seznama, kot je prikazano v izboru seznamov |
| Dokumenti na seznamu | Vključi obstoječe dokumente ali Samo novi dokumenti (brez zgodovine); izbira je mogoča samo ob ustvarjanju seznama |
| Številčenje | seznam lahko omejite na eno številčenje; Vsa številčenja prikaže vse dokumente izbrane vrste |
| Položaj v izboru | vrstni red seznamov |
| Privzeti prikaz | Aktivno, Zaključeno ali Vse |
| Privzeto razvrščanje, Smer | stolpec in smer razvrščanja ob odprtju seznama |
| Prikaži samo faze | seznam prikazuje samo izbrane faze |
| Prikaži samo osebo | samo pri predračunih: seznam prikazuje samo dokumente izbrane odgovorne osebe |
| Stolpci | stolpce premikate z vlečenjem med Stolpci na voljo in Prikazani ter znotraj seznama Prikazani določite njihov vrstni red |
| Nazivi stolpcev | lastno ime stolpca (npr. Customer namesto Stranka); prazno polje pomeni privzeti naziv |
| Obvestila ob roku opravila | samo pri naročilih kupcev, glejte poglavje 7 |
Na pregledu seznama so gumbi:
- Odpri seznam – odpre tabelo,
- Uredi – spremeni nastavitve seznama,
- Kopiraj – ustvari kopijo seznama z enakimi nastavitvami in fazami,
- Deaktiviraj / Ponovno aktiviraj – neaktivnega seznama ni v meniju, podatki pa se ohranijo.
ℹ️ Na isti vrsti dokumenta imate lahko več seznamov (npr. ločen seznam za vsako številčenje). Isti dokument je lahko na vsakem seznamu v drugi fazi.
Na pregledu seznama urejate:
- Faze – kliknite Nova faza ali Uredi pri obstoječi fazi. Faza pripada samo temu seznamu.
- Začetna faza – faza dokumentov, ki jim faza še ni bila izbrana. Seznam ima eno začetno fazo.
- Zaključena faza – dokument v tej fazi izgine iz pogleda Aktivno in se prikaže v pogledu Zaključeno.
- Položaj določa vrstni red faz v tabeli in v izboru.
- Možnosti akcij – kliknite Nova možnost akcije. Akcije so skupne vsem seznamom iste vrste dokumenta (npr. Pokliči stranko, Pošlji vzorec, Naroči prevoz).
Faz in akcij ne brišete, ampak jih deaktivirate. Deaktivirana možnost ni več na voljo za izbiro, dokumenti, ki jo že imajo, pa jo ohranijo.
V meniju Ostalo → Delovni seznami se odpre prvi seznam. Med seznami preklapljate v vrstici Seznam:.
Dokumenti so v tabeli združeni po fazah, pri vsaki fazi je v oklepaju število dokumentov.
Prikaz
- Aktivno – dokumenti, ki niso v zaključeni fazi in niso stornirani,
- Zaključeno – dokumenti v zaključeni fazi in stornirani dokumenti,
- Vse – vsi dokumenti,
- Dobljene – samo pri predračunih: ponudbe, iz katerih je nastalo naročilo kupca.
Filtri – s klikom na ikono iskanja odprete filtre: Stranka, Dobavitelj (pri naročilih kupcev), Datum dokumenta od – do, Faza, Referenca, Odgovorna oseba in pri predračunih Naročilo kupca (Z naročilom kupca / Brez naročila kupca).
Razvrščanje – s klikom na naslov stolpca razvrstite tabelo naraščajoče ali padajoče. Pri Razvrsti po: Prioriteta dokumente znotraj faze razvrstite ročno: primite ročico ☰ na začetku vrstice in vrstico povlecite na želeno mesto. Vrstni red se shrani za vse uporabnike.
Urejanje v tabeli – kliknite celico (faza, akcija, odgovorna oseba, opomba, datum, …), izberite ali vpišite vrednost in potrdite s tipko Enter oziroma z izbiro. Na računalniku se izbor odpre tudi, ko se z miško ustavite na celici. Shranjena sprememba se potrdi s kratkim sporočilom. Ko dokumentu spremenite fazo v zaključeno, dokument ob naslednjem osveževanju izgine iz pogleda Aktivno.
ℹ️ Če je isto celico medtem spremenil drug uporabnik, se vaša sprememba ne shrani. Prikaže se opozorilo s trenutno vrednostjo; vnos lahko preverite in ga znova shranite s tipko Enter ali ga prekličete s tipko Esc.
Moji pogledi – izbrane filtre, prikaz in razvrščanje shranite tako, da vpišete Naziv pogleda in kliknete Shrani pogled. Pogled se prikaže v vrstici Moji pogledi in je viden samo vam. Pogled izbrišete s klikom na ×.
Izvoz – Izvozi v: Excel izvozi dokumente z upoštevanimi filtri.
Pri seznamu naročil kupcev so pod vsakim naročilom prikazane naročilnice, ki so povezane z naročilom (naročilnice pri dobaviteljih). Če ima naročilo več naročilnic, jih s klikom na ▾ ob referenci skrijete ali prikažete.
| Stolpec | Pomen |
|---|---|
| Št. referenčnega dokumenta | številka naročila stranke, prebrana z naročila kupca |
| Predviden datum dobave | datum z naročila kupca; na seznamu ga ni mogoče spreminjati |
| Naročilnica, Dobavitelj | povezana naročilnica in njen dobavitelj |
| Datum dobavitelja | datum, ki ga je potrdil dobavitelj; velja za naročilnico, zato je enak pri vseh naročilih, ki so vezana na isto naročilnico |
| Akcija, Opomba, Rok opravila | naslednji korak za to naročilnico pri tem naročilu; vsak par naročilo–naročilnica ima svoje vrednosti |
| Faza | faza naročila kupca |
ℹ️ Če naročilnico odstranite z naročila in jo pozneje znova povežete, se akcija, opomba in rok opravila vrnejo. Urejanje datuma dobavitelja zahteva tudi pravico do naročilnic.
Na pregledu dokumenta, ki je na delovnem seznamu, je zavihek Delovni seznam. V njem so ista polja kot v tabeli: faza za vsak seznam, na katerem je dokument, ter akcija, odgovorna oseba, dobavitelj, opomba ali datum dobavitelja (odvisno od vrste dokumenta). Spremembe se shranijo takoj in so takoj vidne tudi na seznamu.
Tako lahko dokument, ki je že v zaključeni fazi, vrnete na seznam: v zavihku mu izberete fazo, ki ni zaključena. Vse vpisane vrednosti se ohranijo.
Pod polji je Zgodovina sprememb: kdo, kdaj in katero polje je spremenil, s staro in novo vrednostjo.
Pri seznamu naročil kupcev lahko nastavite opomnik za Rok opravila. V nastavitvah seznama izpolnite:
- Obvesti dni pred rokom – koliko dni pred rokom pošljemo obvestilo (0 pomeni na dan roka),
- Prejemniki – uporabniki podjetja, ki prejmejo obvestilo.
Obvestila se pošiljajo samodejno vsak dan od 7. ure naprej. Prejemnik dobi elektronsko sporočilo s seznamom opravil, katerih rok se bliža, s povezavami na naročila. Za posamezno opravilo prejme obvestilo samo enkrat. Obvestila se ne pošiljajo za naročila v zaključeni fazi in za stornirana naročila. Prejemnik dobi samo naročila, do katerih ima dostop.
Prazno polje Prejemniki pomeni, da obvestila niso vključena.
Dokumenta ni na seznamu. Preverite, ali:
- je dokument v zaključeni fazi ali storniran – prikažite Zaključeno ali Vse,
- je seznam omejen na drugo številčenje ali na izbrane faze oziroma osebo,
- je seznam nastavljen na Samo novi dokumenti in je dokument nastal pred ustvarjanjem seznama,
- je vklopljen kakšen filter – kliknite Pobriši filtre,
- ima uporabnik pravico do te vrste dokumenta oziroma ali vidi samo svoje dokumente.
Ali seznam spremeni dokument? Ne. Faza, akcija, odgovorna oseba, opombe in datumi na seznamu so ločeni podatki. Datumi in zneski na dokumentu ostanejo nespremenjeni, zato seznam ne vpliva na izpis dokumenta.
Kaj se zgodi z dokumentom, ko ga storniram? Storniran dokument se samodejno prikaže v pogledu Zaključeno, ne glede na fazo.
Ali vsi uporabniki vidijo enake podatke? Da. Faze, akcije, opombe in ročni vrstni red so skupni vsem uporabnikom podjetja. Osebni so samo Moji pogledi.